Videobellen de voor-en nadelen

Efficiënter samenwerken door beeldbellen

Goede communicatie is een belangrijk onderdeel voor het succes van een bedrijf of onderneming. Tegenwoordig hoef je zelfs niet meer op locatie aanwezig te zijn om te communiceren met je collega’s of klanten wat natuurlijk erg handig is in het kader van het ‘nieuwe werken’. Er komen steeds meer manieren om te communiceren op afstand: bellen, sms, mail, chat, WhatsApp en zelfs via social media. Toch hebben deze platformen een nadeel ten opzichte van een echt gesprek: je kunt elkaar niet zien. Videochatten of beeldbellen stelt je wél in staat om telefonisch contact te hebben en elkaar tegelijkertijd te zien. Handig als collega’s van meerdere vestigingen een gezamenlijke bespreking hebben of wanneer een collega op zijn thuiswerkdag wil deelnemen aan een vergadering. Nog een handige functie is dat je elkaars scherm kunt delen wat het beeldbellen ideaal maakt voor bijvoorbeeld hulp op afstand. Door het scherm met de ander te delen kun je het probleem laten zien. Ook kunnen er cursussen gegeven worden op deze manier aan groepen mensen. Dat scheelt werknemers een hoop reistijd en –kosten terwijl ze wel ‘fysiek’ aanwezig zijn. Dankzij beeldbellen leveren bedrijven ook een bijdrage aan het milieu: het is duurzaam en er is minder verkeer op de weg. Dat is een definitieve win-winsituatie.

Het juiste programma kiezen: waar moet je op letten?

Ben je op zoek naar software die je helpt op afstand online met anderen te communiceren, bijvoorbeeld omdat je thuis moet werken? Dan wil je natuurlijk de optie hebben die het beste past bij jouw team en jouw werkwijze. Hier zijn een aantal factoren waar je wellicht rekening mee wilt houden voor je je definitieve keuze maakt:

  • Ondersteunde besturingssystemen: als je een Mac-computer hebt en het programma dat je wilt gebruiken alleen beschikbaar is voor Windows en Android, heb je hier weinig aan. Zorg dus altijd dat de software daadwerkelijk werkt op jouw besturingssysteem.
  • Maximaal aantal mogelijke deelnemers: het aantal mensen waarmee je tegelijkertijd kunt video- of audiobellen hangt af van de software die je gebruikt. Als je een groot team hebt, wil je dus software hebben die je toestaat om met veel mensen tegelijkertijd in één gesprek te communiceren.
  • Mogelijkheid tot videobellen/screensharing: zoals net al vermeld, geven niet alle programma’s je dezelfde mogelijkheden. Met sommige software kun je bijvoorbeeld alleen audiobellen, terwijl andere software je niet toestaat om bestanden te delen of te screensharen.
  • Controleer dus altijd of de manier van communicatie die jouw voorkeur heeft, mogelijk is met de software die je wilt kiezen.
  • Mogelijkheid tot opslaan van gesprekken: als je later nog eens meetings terug wilt luisteren of terug wilt kijken, is het handig dat je deze gesprekken kunt opnemen en opslaan. Sommige programma’s geven je deze mogelijkheid, terwijl andere applicaties dat niet doen.
  • Veiligheid en encryptie: de veiligheid van je bedrijf en je werk staat op de eerste plek. Zorg daarom dat het programma dat je gebruikt voor interne communicatie goede beveiliging en encryptie hanteert om jouw gesprekken en bedrijfsgeheimen ook daadwerkelijk privé te houden.